恐怖!?「並べ替え」には、気を付けなはれや!

「並べ替え」。これが原因で、とんでもないこと頻発!

【事例1】 静岡県湖西市で、制度開始以来最大級のマイナンバー流出

【事例2】 佐賀県鹿島市で、緊急時の連絡先等の個人情報が漏洩

鹿島市のプレスリリースはこちら

その他、【某県立医科大学の検査結果の誤送付問題】など、この類は、枚挙にいとまがありません。

Excelが真犯人?

これらの案件では、いずれも「表計算ソフト」を使っていました。

そうすると、大体こうなります。

だから「表計算ソフト」「Excel」は、信用できないにゃー……。

しかし、それは違います。お門違いも甚だしいお話です。

そもそも、これらの不祥事は「Excel」などの「表計算ソフト」が悪さをしたのではありません!
「Excel」などの「表計算ソフト」に的確な指示を出せなかった「人為的ミス」が原因です。

A級戦犯は、こいつだ!

こうした「ミス」の根本原因は、いずれも「データベース」形式の理解不足にあります。
平たく言えば、「ベタ打ちの表」を使ってデータを管理、これこそがそもそも「ミス」の根源なのです!

拙著「モダンExcel入門」、第1章、PART2「データクレンジングの基本を知る」(54ページ~)でも指摘していますが、普段、Excelでは「ベタ打ちの表」、正式名「範囲」を使うことが一般的だと思います。
これでも良いのですが、「範囲」の場合には、昇順・降順などの「並べ替え」にあたり、留意すべき点があります。
それは、「空白をつくらない」ということです。
たとえば、「空白列」があると、そこを境に、左右それぞれの「範囲」が別物として扱われてしまうのです。

この問題を回避するには、「範囲」という「ベタ打ちの表」ではなく、「テーブル」という「データベース形式」にする必要があります。

つまり、上記いずれの不祥事も「範囲」「ベタ打ちの表」で「空白」があるにもかかわらず「並べ替え」をしたことが原因であったと考えられ、「データベース形式」の「テーブル」であれば、こうした不祥事はそもそも発生しなかったといえます。

要するに、「ベタ打ちの表」が上記不祥事の根本原因であり、これがA級戦犯なのです。

「ベタ打ちの表」VS「データベース形式」

拙著「モダンExcel入門」55ページ~『「テーブル」機能を活用しないと、大きなミスをする』を一部抜粋し、解説します。

まず、「ベタ打ちの表」で「並べ替え」してみると、こうなります。

「ベタ打ちの表」では「空白列」をはさんで、左右別々の「範囲」として扱われます。
そのため、「並べ替え」をすると、C列をはさんだ、左側と右側で「泣き別れ」となり、正しく「並べ替え」ができないのです。
これが、上記不祥事の「根本原因」になります。

こいつが、A級戦犯!

次に、「データベース形式」の「テーブル」だと、こうなります。

「テーブル」は「空白列」も含めて、「一つのテーブル」と定義されるため、正しく「並べ替え」されます。

このように、見た目は同じででも、「ベタ打ちの表」と「テーブル」は、まったく別物なのです。

「モダンExcel」を活用するには、「テーブル」の概念を理解する必要があります。

注意喚起を無視するな!

ご存じの方は、周知の事実。それが、これ。

Excelが発するこの【警告】を無視すると、とんでもないことになりますよ!
「並べ替えの前に」というこの画面で「現在選択されている範囲を並べ替える」を選択すると、間違えがほぼ確定!!

この「並べ替えの前に」という画面は、「Excel」がわざわざ【注意喚起】してくれているのですよ。

選択している範囲以外にもデータがあるけど、並べ替えちゃっても良いのかな?
心配だな……。大丈夫かな……。知らんけど。

こんな感じで「注意喚起」をしているにもかかわらず、これを無視するなんて!
もう正気の沙汰とは思えませんね。

「ベタ打ちの表」での「並べ替え」には、特に留意してください。
「テーブル」にしておけば、上述のようなミスは完璧に回避できます。

拙著「モダンExcel入門」では、「Ctrl」+「T」というショートカットキーで、「ベタ打ちの表」を「テーブル」にすることを推奨しています。

Ctrl + T

「ベタ打ちの表」を
データベース形式の
「テーブル」に変換!

モダンExcel研究所

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