第10回 集計ミスも回避可能! フォルダー接続

”集計ミス”あるある

データ更新が適切に行われず「集計ミス」が起こることは避けたいものです。

過去には、訂正報告書の作成や、最悪の場合は粉飾に近い誤謬から調査委員会を立ち上げなくてはならなくなり、コストや時間の無駄遣いに繋がってしまった事例もあります。

例えば、予算編成作業において様々な部署から予算の元になるデータが経営企画部に集約される場面でデータ集計ミスが起こり、訂正報告に至った事例があります。

ある部署で作成された予算データが、後に変更され、その結果を受けて変更後のデータで全社予算を作成しなければいけないところ、誤って修正前のデータのまま全社予算を作成・公表してしまった事例です。

このように、予算管理の局面のみならず、データを集計する際に間違いが起こりうることは日常的に存在します。

だから、データの取り扱いには注意が必要となります。

そこで、こんな掛け声が発せられたりします。

データを集計する際、

間違いもあるから注意せよ!

こうした掛け声は、集計ミス防止あるあるです。

しかし、掛け声だけで集計ミスを防止できるほど簡単ではありません。

実務では、データを取り扱うための工夫が必要になります。

集計ミスを回避する、3つの工夫

まず基本的なことを申し上げると、

  1. “統一フォーマット”を上手に活用する
  2. “共有フォルダー”を作成し、データを集約する
  3. Excelの[テーブル]という機能を使い、単なる表をデータベース化する

この3つが、モダンExcelを前提にした集計ミスを回避するポイントです。

「Ctrl(コントロールキー)」+「T」で元々の表をテーブルに変換することで、範囲が自動拡張されデータの自動更新が可能となります。

この他にも、「ベタ打ちの表」を[テーブル]に変換したほうが良い理由が、いくつかあります。

動画のような「ベタ打ちの表」が原因の「並び替え問題」という不祥事が、多発しているので要注意!

たとえば、

・某病院から個人情報漏えい

・年金事務所から年金番号漏えい

・某市からマイナンバー漏えい

いずれの情報漏えい事例も

「あれ?自分のデータと違うぞ」

ということから発覚した、お粗末な事例です。

「Excelだから、こうした問題が起こるんだ!」

こうした指摘をされたりもしますが、これはExcelの基本的な使い方が理解されていなかったから起こってしまった初歩的な事務処理ミスで、そもそも防止できた初歩的で人為的なミスです。

自動更新で処理ミス防止!

動画1 テーブルにすべき理由(列挿入後の区分降順)

テーブル+フォルダー接続=集計ミスをなくす

Excelの[テーブル]と合わせて、Power Queryを用い共有フォルダーに “フォルダー接続” でデータ更新の自動化を図るというデータ処理の方法で、集計ミスを防止できるようになります(図表1)。

図表1 フォルダー接続

[データ]タブの[データの取得と変換]グループで[データの取得]をクリック、[ファイルから][フォルダーから]をクリック、図表のように[フォルダー]という画面がポップアップするので[フォルダーパス]にフォルダー接続したいフォルダーの場所を直接入力または[参照]をクリックして[フォルダーの参照]画面の中から該当するフォルダーを指定します。

このようにフォルダー接続することで、該当フォルダーの中に入っているデータを自動更新できるようになります。

Excelを使う場合、

  • 統一フォーマット
  • テーブル(Ctrl + T)
  • フォルダー接続(Power Query)

これら【3つの合わせ技】で集計ミスを回避できるようになります。

ぜひ活用してみてください。

動画2 フォルダー接続

今回のポイント

・統一フォーマット、共有フォルダー、Ctrl(コントロールキー)+ Tの3つで、元々の表をテーブルに変更する。

・フォルダー接続で、該当フォルダーの中に入っているデータを自動更新できる。

モダンExcel研究所

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